企业使用 SaaS 有哪些实际好处，方便之外也要看到长期成本

【中国观察北京时间2026年08月15日】

很多企业第一次接触 SaaS 软件时，最直观的感受就是方便。

不用自己购买服务器，不需要安装复杂的软件，也不用专门安排技术人员维护系统。注册账号、购买服务、配置用户之后，员工通常就可以通过浏览器或者客户端直接使用。

这种模式确实给企业的信息化建设带来了很大变化。过去一套企业软件可能需要购买服务器、安装数据库、部署应用程序，再由企业自己的 IT 人员负责升级和维护。SaaS 则把其中相当一部分工作交给软件服务商完成。

不过，方便并不意味着没有成本。

SaaS 更像是一种持续购买软件服务的方式。企业虽然降低了初期投入，却可能在长期使用过程中产生持续的订阅费用、用户费用、存储费用、数据迁移费用以及定制开发费用。

因此，判断 SaaS 是否适合一家企业，不能只看第一个月或者第一年的价格，而应该把整个使用周期考虑进去。

一、企业最直接的好处是降低初期 IT 投入

传统企业软件通常需要企业自行准备运行环境。

如果企业部署一套内部管理系统，可能需要服务器、存储设备、数据库、网络设备以及相应的软件环境。除此之外，还需要考虑备份、安全更新和故障处理。

SaaS 则把这些基础设施交给服务商负责。

企业购买服务以后，通常只需要准备电脑、手机或者其他能够访问互联网的设备，就可以使用系统。

对于规模较小的企业来说，这一点尤其重要。

一家只有少量员工的公司，没有必要为了使用某个管理软件而建立一套复杂的服务器环境。如果软件服务商已经把基础设施准备好，企业就可以把更多资金和人员投入到自己的核心业务上。

这也是 SaaS 能够快速普及的重要原因之一。

二、软件上线速度通常更快

传统软件部署往往需要经过安装、配置、测试和维护等步骤。

如果系统比较复杂，企业还需要让软件供应商与内部 IT 团队共同完成部署。

SaaS 通常不需要企业自己完成这些基础工作。

例如企业购买客户管理、项目管理、人力资源或者财务协作软件后，可以直接创建账户、设置权限，再让员工加入系统。

这意味着企业从购买软件到真正开始使用之间的时间可能大幅缩短。

对于新成立的公司或者正在快速扩张的企业来说，这种速度具有实际价值。

企业不必等自己的 IT 基础设施全部建设完成以后才开始使用软件。

三、软件升级和维护由服务商承担

企业使用软件以后，真正麻烦的事情往往不是第一次安装，而是之后的长期维护。

操作系统会升级，浏览器会更新，数据库需要维护，软件本身也会不断修复漏洞和增加功能。

如果软件部署在企业自己的服务器上，这些工作通常需要企业自己负责，或者额外支付维护费用。

SaaS 的一个重要优势就是把这部分工作交给服务商。

服务商通常负责服务器运行环境、软件更新、安全补丁、系统维护以及部分故障处理。

用户打开系统时，使用的通常已经是服务商维护后的版本。

这可以明显降低企业自己的技术维护负担。

不过，这同时也意味着企业对服务商的依赖程度增加了。

四、员工可以从不同地点访问系统

SaaS 通常通过互联网提供服务，因此员工不一定需要坐在公司办公室里才能使用。

对于拥有远程员工、分支机构或者经常出差的企业来说，这种模式尤其方便。

员工可以通过授权账户访问企业系统，查看客户信息、处理项目、提交文件或者进行内部协作。

当然，能够通过互联网访问并不意味着可以完全不考虑安全问题。

企业仍然需要设置合理的账户权限、登录保护、多因素认证以及数据访问控制。

SaaS 只是改变了软件的部署方式，并没有自动解决企业的信息安全问题。

五、企业可以根据业务规模增加或者减少用户

传统软件经常需要提前购买许可证。

如果企业员工数量发生变化，就可能需要重新购买或者调整授权。

SaaS 通常采用按照用户数量、功能套餐或者使用量收费的方式。

企业扩大规模以后，可以增加账户。

如果员工减少，也可以根据服务商的规则减少用户数量或者调整套餐。

这种弹性对于人员变化较大的企业比较有价值。

例如一家企业在旺季临时增加大量员工，就可能需要更多的软件账户。如果采用 SaaS，增加用户通常比重新部署一套企业内部软件简单。

六、不同部门之间更容易使用同一套系统

SaaS 还有一个容易被忽略的优势，就是企业可以比较容易地把不同部门连接起来。

例如销售部门使用客户管理系统，财务部门使用财务软件，人力资源部门使用员工管理系统，项目团队使用项目管理工具。

如果这些 SaaS 平台支持标准化接口，就可以通过 API 或其他集成方式交换数据。

这样可以减少员工在不同系统之间重复输入数据的情况。

当然，系统之间是否能够顺利集成，取决于具体软件提供的 API、数据格式和权限机制。因此，企业在采购 SaaS 时不能只看软件本身的功能，也应该检查它是否能够与现有系统配合。

七、SaaS 让企业更容易尝试新软件

过去企业购买一套大型软件之前，通常需要进行比较复杂的评估。

因为软件一旦部署到内部服务器，后续更换系统可能非常麻烦。

SaaS 降低了尝试新工具的门槛。

企业可以先让一个部门或者少量员工使用，然后根据实际效果决定是否扩大范围。

这种方式能够降低企业试错的成本。

但这里也存在一个容易被忽视的问题。

企业一旦把大量业务数据和工作流程建立在某个 SaaS 平台上，再更换供应商就没有刚开始使用时那么简单。

八、真正需要关注的是长期订阅成本

SaaS 最大的特点之一，也是企业最容易低估的问题，就是持续收费。

传统软件可能需要较高的前期投入，但购买以后，软件许可证本身的费用未必按照每个月持续增长。

SaaS 则不同。

企业每个月或者每年都需要支付服务费用。

如果员工人数不断增加，账户费用也可能增加。

如果企业需要更多存储空间、更高级的功能、更高等级的技术支持或者更多 API 调用，也可能需要升级套餐。

因此，SaaS 的价格不能只看宣传页面上的基础套餐。

企业应该计算实际需要使用哪些功能，以及这些功能在未来几年可能产生多少费用。

九、用户数量增加以后，软件费用可能不断扩大

SaaS 经常按照用户数量收费。

这种模式在企业规模较小时非常方便，但当企业不断招聘员工以后，软件费用也可能随之增长。

例如一个部门最初只有少数员工，购买 SaaS 的成本并不高。

几年以后，如果整个公司都开始使用同一个系统，原本看起来很小的单个账户费用，累计起来可能成为一笔不小的长期支出。

因此，企业不能只计算单个用户每个月多少钱，而应该计算整个组织的实际使用成本。

十、真正的成本还包括数据和系统迁移

企业使用 SaaS 时间越长，积累的数据通常越多。

客户资料、订单信息、项目文件、员工数据以及业务记录都会逐渐进入 SaaS 平台。

这时候更换供应商就会变得复杂。

企业需要考虑数据能不能完整导出，导出的格式是否能够被新系统使用，历史数据是否需要重新整理，以及新旧系统之间如何进行转换。

某些 SaaS 服务还可能对数据导出、专业迁移服务或者定制接口收取额外费用。

因此，企业选择 SaaS 时，最好在一开始就了解供应商的数据导出机制，而不是等到准备更换软件的时候才研究。

十一、企业还需要考虑供应商依赖

SaaS 最大的便利之一，就是服务商负责软件和基础设施。

但反过来看，这也意味着企业把一部分控制权交给了服务商。

如果服务商调整价格、改变产品方向、取消某项功能，甚至停止某项服务，企业都可能受到影响。

因此，企业在采购 SaaS 时，不应该只问软件现在有什么功能，还应该问几个更加现实的问题。

数据能不能完整导出？

服务停止以后如何处理数据？

软件价格调整以后怎么办？

企业是否能够在必要时迁移到其他系统？

API 是否开放？

历史数据是否可以长期保存？

这些问题在软件正常运行的时候看起来并不重要，但一旦企业准备更换供应商，就会变得非常关键。

十二、SaaS 也会产生集成和定制成本

很多企业刚开始使用 SaaS 时，只使用标准功能。

随着业务发展，企业可能希望软件与自己的财务系统、网站、CRM、ERP 或其他内部系统连接。

这时候就可能需要 API 集成、数据同步或者定制开发。

有些 SaaS 平台提供完善的接口，可以由企业自己的技术人员完成集成。

有些平台则需要购买更高级的套餐，甚至需要服务商提供额外的开发服务。

因此，企业真正使用 SaaS 后产生的成本，可能远远不只是订阅费用。

十三、安全和合规也是 SaaS 成本的一部分

企业把业务数据放到 SaaS 平台以后，就需要了解服务商如何保护这些数据。

企业应该关注数据存储位置、访问控制、账户安全、备份机制、数据加密以及发生安全事件后的处理方式。

对于金融、医疗、人力资源或者其他涉及敏感信息的业务，还需要进一步考虑相关法律法规和行业要求。

如果 SaaS 平台无法满足企业的安全或者合规要求，那么即使软件本身价格很低，也未必适合长期使用。

十四、SaaS 并不意味着企业完全不需要 IT 人员

这是很多企业容易产生的误解。

SaaS 减少的是服务器和软件基础设施维护工作，并不是把企业所有 IT 工作都取消。

企业仍然需要管理账户、权限、数据、系统集成、安全策略以及员工使用规范。

如果企业使用十几种甚至几十种 SaaS 工具，还可能出现新的问题。

员工离职以后，账户是否及时关闭？

不同系统中的员工权限是否一致？

同一客户的数据是否分散在多个平台？

不同软件之间的数据是否能够同步？

这些问题都需要企业进行管理。

因此，SaaS 降低了某些 IT 运维工作，却也增加了对 SaaS 供应商和账户体系进行管理的需求。

十五、选择 SaaS 时应该计算整个生命周期成本

企业判断一款 SaaS 是否划算，最简单的方法不是只看月费，而是计算整个使用周期的总成本。

可以把成本分成几个部分：

软件订阅费用。

用户账户费用。

存储和数据使用费用。

高级功能费用。

API 和系统集成费用。

定制开发费用。

技术支持费用。

员工培训成本。

数据迁移和退出成本。

如果企业只看到一个很低的基础套餐价格，而没有计算后面的费用，就可能低估真实成本。

SaaS 真正的价值，也不能简单理解成“比传统软件便宜”。

它更重要的价值在于，让企业能够用更低的初期投入、更快的速度获得成熟的软件服务，同时把一部分基础设施和维护工作交给专业服务商。

而它的长期成本，则来自持续订阅、规模扩大、功能升级、系统集成以及供应商依赖。

因此，企业选择 SaaS 时，最合理的判断方式不是简单比较“买软件”和“租软件”谁更便宜，而是比较两种模式在整个使用周期中的总成本，以及它们分别给企业带来的效率、灵活性和风险。

对于小型企业来说，SaaS 往往能够显著降低信息化建设的门槛。

对于中大型企业来说，SaaS 的价值则更多体现在快速部署、跨地区协作、系统集成和减少基础设施维护工作上。

但无论企业规模大小，都应该记住一点：SaaS 的便利来自持续服务，而持续服务也意味着持续付费。

真正成熟的 SaaS 采购，不是寻找最便宜的软件，而是在功能、使用效率、安全性、长期成本以及未来退出难度之间找到适合自己的方案。